Fungsi Unit

/Fungsi Unit
Fungsi Unit 2018-12-19T15:59:22+00:00

FUNGSI UNIT

BAHAGIAN PENTADBIRAN

Pengurusan Pentadbiran Am

  • Menyemak, menjadual dan menyelaras tadbir urusan am Jabatan berdasarkan arahan, pekeliling dan peraturan Universiti/ kakitangan awam sedia ada. Merangkumi pengurusan penjilidan dan penyimpanan fail dan rekod Jabatan, penstrukturan dalaman, kemaskini laman WEB Bahagian, urusan perpindahan dalaman (movers), pengurusan program diurusetiakan Jabatan, menggerakkan fungsi organisasi am seperti KIK, 8S, 5S, Laman WEB, mengemaskini stok berkala bekalan pejabat dan akhbar, mengeluarkan memo dan arahan dalaman, tempahan jamuan, perkhidmatan kaunter hadapan, kebajikan kakitangan, pelaporan berkala yang berkaitan.

Pengurusan Modal Insan

  • Menyemak, menjadual dan menyelaras tadbir urus am modal insan kakitangan Jabatan berdasarkan arahan, Pekeliling dan Peraturan Universiti/ kakitangaan awam sedia ada.
  • Merangkumi permohonan perjawatan sedia ada dan tambahan, permohonan kakitangan sambilan dan latihan Industri, penyertaan program latihan, sangkutan, lawatan, cuti-cuti berkelayakan dan dinyatakan, disiplin, kehadiran, mengeluarkan memo dan arahan dalaman, pelaporan berkala dan berkaitan.

Pengurusan Perolehan Berimpak Tinggi dan Penyewaan Premis Universiti

  • Menyemak, menyeleras, melapor, mengadakan mesyuarat bagi urusan-urusan bersangkutan perolehan bangunan, tanah dan penyewaan baharu/ sedia ada premis bangunan universiti.
    Merangkumi perolehan Kolej Kediaman Pelajar, Kampus Cawangan, tanah serta penyewaan premis am iaitu Kolej Kediaman Pelajar kampus induk, kampus cawangan, klinik pakar, rumah khas jabatan, rumah khas jawatan.

Pengurusan Pra Kewangan Jabatan

  • Mendapatkan maklumbalas, menyelaras dan menyediakan draf akhir kewangan semasa dan akan datang Jabatan berdasarkan arahan universiti dan keperluan jabatan. Merangkumi proses permohonan peruntukan ABM 2, permohonan khas peruntukan ABM 5 dan ABM 7, melakukan pindah peruntukan antara vot dan jabatan lain.

Jawatankuasa Induk bagi Rumah Kakitangan Penting-RKP (Kuaters USIM)

  • Menyelaras dan mengendali pembaharuan tawaran semasa dan sedia ada kakitangan mendiami RKP, mengurusetiakan mesyuarat peringkat induk, mengeluarkan arahan kepada bahagian lain bagi melakukan semakan dan siasatan dalaman, menerima dan memproses permohonan keluar masuk, bekerja sama dengan Jabatan Bendahari untuk semakan tunggakan bil, mnerima dan menyelaras aduan pengguna.

Pengurusan Pasca Kewangan Jabatan

  • Menerima permohonan bayaran dan pesanan kerajaan mengikut bahagian, memasukkan data bayaran dan mengeluarkan output melalui sistem al-Maaliyah sehingga proses serahan ke Jabatan Bendahari.

Pelaporan Kewangan Tahunan Semasa

  • Menyediakan data lengkap laporan kewangan Jabatan merangkumi perbelanjaan telah digunakan, perbelanjaan tanggungan, perbelanjaan berkala, perbelanjaan biasa dan luar jangka untuk tujuan penyediaan draf jangka belanja tahun hadapan.

Menyemak Akruan Kewangan

  • Memastikan jumlah perbelanjaan Jabatan adalah mengikut arahan, Pekeliling dan peraturan yang telah ditetapkan, dan memastikan segala tuntutan dan bayaran dibayar mengikut tempoh ditetapkan mulai dari tarikh penerimaan dokumen dan bukti yang lengkap.

Pengurusan Panjar Wang Runcit Bahagian

  • Memastikan rekupan dan baki rekupan/sedia ada ditangan selari dengan rekod, menerima tuntutan beresit/bukti pembelian, membuat pembayaran tunai berdasarkan tuntutan dan merekod setiap transaksi.
  1. Menyelaras jadual dan tempahan penggunaan Dewan Tuanku Canselor USIM.
  2. Membantu menyediakan peralatan fizikal untuk majlis keraian, tenaga kerja dan menyelaraskan permohonan peralatan fizikal dan logistik.
  3. Menyediakan surat arahan pembayaran dan maklumbalas tempahan penggunaan premis di bawah jagaan Jabatan.
  4. Membuat perancangan berkaitan tempahan, kos dan sumber manusia bagi kerja lapangan mengikut tempahan Universiti/awam dengan USIM Tijarah Holding Sdn. Bhd.
  5. Menyelenggara peralatan untuk tujuan kegunaan majlis Universiti/rasmi/awam supaya cukup berada dalam keadaan baik dan boleh digunakan.

BAHAGIAN KEJURUTERAAN

  1. Menguruskan kerja-kerja penyelenggaraan kerosakan awam dan kemudahan di Kampus Universiti.
  2. Menguruskan kerja-kerja ubahsuai kecil dan naiktaraf kemudahan infrastruktur tambahan lain yang melibatkan skop sivil dan struktur di Kampus Universiti termasuk proses pemanggilan sebutharga.
  3. Menguruskan Perkhidmatan Pencucian dan Pembersihan di Kampus Universiti.
  4. Menguruskan projek pembangunan Kampus Universiti yang berkaitan skop sivil dan struktur.
  5. Memantau kerja-kerja pembinaan bersama pihak perunding sivil dan struktur bagi memastikan kualiti pembinaan dipatuhi dan berdasarkan lukisan pembinaan yang ditetapkan.
  6. Memantau perkhidmatan perunding sivil dan struktur yang dilantik dalam penyeliaan kontrak.
  7. Pelaksanaan ISO yang berkaitan skop kerja.
  1. Menguruskan kerja-kerja penyelenggaraan kerosakan awam elektrik dan menyediakan kemudahan termasuk pemasangan telefon di Kampus Universiti apabila dipohon.
  2. Menguruskan kerja-kerja ubahsuai kecil dan kemudahan infrastruktur tambahan lain yang melibatkan skop elektrikal di Kampus Universiti.
  3. Menguruskan permohonan penggunaan peralatan audio visual untuk majlis-majlis dan aturcara Universiti.
  4. Menguruskan projek pembangunan Kampus Universiti yang berkaitan skop elektrik.
  5. Mengawasi perunding elektrik yang memantau kerja-kerja pembinaan USIM.
  6. Menyemak pengesyoran perunding elektrik ke atas bayaran kepada kontraktor dan kelulusan bahan.
  7. Pelaksanaan ISO yang berkaitan skop kerja.
  1. Menguruskan kerja-kerja penyelenggaraan kerosakan awam mekanikal seperti penghawa dingin, lift, pencegah kebakaran dan gas LPG serta menyediakan kemudahan awam mekanikal di Kampus Universiti apabila dipohon.
  2. Menguruskan kerja-kerja ubahsuai kecil dan kemudahan infrastruktur tambahan lain yang melibatkan skop mekanikal, termasuk panggilan sebutharga di Kampus Universiti.
  3. Menguruskan permohonan penggunaan penghawa dingin di ruang/bilik untuk majlis-majlis dan aturcara rasmi Universiti.
  4. Menguruskan projek pembangunan Kampus Universiti yang berkaitan skop mekanikal.
  5. Mengawasi perkhidmatan perunding mekanikal yang memantau kerja-kerja pembinaan USIM.
  6. Menyemak pengesyoran perunding mekanikal ke atas bayaran kepada kontraktor mekanikal dan menyemak kelulusan bahan.
  7. Pelaksanaan ISO yang berkaitan skop kerja.
  1. Menguruskan dan menyelenggara kenderaan Universiti.
  2. Menguruskan perolehan/pelupusan kenderaan Universiti.
  3. Pelaksanaan ISO yang berkaitan skop kerja.

BAHAGIAN PENGURUSAN KONTRAK, ARKITEK & LANDSKAP

  1. Menyelaras dan melaksana panggilan tender/sebutharga.
  2. Menyediakan Anggaran Jabatan untuk tender/sebutharga.
  3. Menyelaras prosedur kontraktual dalam pelaksanaan kontrak selaras dengan Syarat-Syarat Kontrak JKR203.
  4. Menyelaras peruntukan projek supaya kos pelaksanaan projek dipantau tidak melebihi siling yang diluluskan.
  5. Menyelaras dan menyemak permohonan perubahan kerja untuk kelulusan Pegawai Penguasa selaras dengan AP.202, pengukuran semula kuantiti sementara dan lain-lain pelarasan di bawah kontrak.
  6. Menyelia/menyemak penyediaan dokumen kontrak, sama ada disediakan oleh Seksyen sendiri ataupun perunding yang dilantik.
  7. Memantau perkhidmatan perunding Ukur Bahan perunding yang dilantik dalam penyeliaan kontrak.
  8. Membuat penilaian kemajuan kerja kontraktor di tapak bersama perunding dan menyemak Sijil Bayaran Interim yang disediakan oleh perunding.
  9. Membuat penilaian tender/ sebutharga untuk dibawa ke Jawatankuasa Penilaian dan Kewangan USIM.
  10. Menyemak kadar harga yang dikemukakan oleh perunding atau pun kontraktor.
  11. Urusetia Pelantikan Perunding bagi projek-projek pembangunan USIM.
  12. Urusetia Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Kewangan peringkat Unit Pembangunan sebelum mengemukakan laporan penilaian tender ke Urusetia Perolehan USIM.
  13. Urusetia Jawatankuasa Perubahan Kerja.
  14. Memberi khidmat nasihat mengenai perolehan dan tatacara kontrak untuk jabatan-jabatan lain di USIM yang memerlukan nasihat.
  1. Merancang landskap serta menyediakan prasarana landskap yang lengkap dan sesuai selaras dengan pembangunan fizikal bagi keselesaan pelajar dan kakitangan USIM.
  2. Menguruskan kerja-kerja penyelenggaraan landskap bagi memastikan struktur tanaman yang ditanam adalah sihat dan dapat memberi faedah kepada pengguna.
  3. Menguruskan kerja-kerja ubahsuai kecil dan kemudahan tambahan landskap, termasuk panggilan sebutharga di Kampus Universiti.
  4. Menguruskan permohonan pokok/ bunga untuk majlis-majlis dan aturcara Universiti.
  5. Mengawasi perkhidmatan perunding landskap yang memantau kerja-kerja pembinaan landskap USIM.
  6. Menyemak pengesyoran perunding landskap ke atas bayaran kepada kontraktor landskap dan menyemak kelulusan bahan yang dikemukakan.
  7. Pelaksanaan ISO yang berkaitan skop kerja.
  1. Menyediakan lukisan rekabentuk senibina bagi kerja-kerja kecil/sebutharga.
  2. Melaksanakan proses panggilan sebutharga bagi skop kerja berkaitan.
  3. Menyediakan lukisan konsep rekabentuk, perabot bagi tujuan panggilan sebutharga.
  4. Menyelaras kerja penyediaan kelengkapan fizikal yang berkaitan sepertimana diarahkan bagi majlis-majlis rasmi dan tidak rasmi.
  5. Menyelaras penyediaan ringkasan projek bagi projek-projek pembangunan fizikal dengan mengadakan perbincangan bersama end-user bagi mendapatkan need statement seterusnya menyediakan jadual ruang dan kemasan berpandukan garis panduan Jawatankuasa Piawaian Kecil dan Kos (JKPK), Unit Perancang Ekonomi.
  6. Menyemak kerja rekabentuk yang disediakan oleh pihak perunding arkitek profesional yang telah dilantik agar mematuhi kehendak end-user dan garis panduan JKPK, EPU di samping mematuhi Universal Building By-Law (UBBL) yang telah ditetapkan.
  7. Memantau kerja-kerja pembinaan, bersama pihak perunding bagi memastikan kualiti pembinaan dipatuhi dan berdasarkan lukisan pembinaan yang ditetapkan.
  8. Menyemak maklumat-maklumat berkaitan rekabentuk dan pembinaan dan memastikan semua pihak berkaitan mempunyai maklumat yang sama dan merujuk kepada keputusan terkini dalam pelaksanaan kerja rekabentuk semula dan kerja pembinaan.
  9. Pelaksanaan ISO yang berkaitan skop kerja.